Datenschutzerklärung

1Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen, bei uns anfragen, buchen oder mit uns kommunizieren. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Einen Teil der Daten teilen Sie uns selbst mit – etwa bei einer Anfrage, einer Buchung oder dem Online-Check-in. Andere Daten, zum Beispiel technische Daten beim Website-Besuch, werden automatisch erfasst. Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste.

2Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

Sascha Kuhn und Ilona Suchan, handelnd unter Kuhn & Suchan GbR
Bahnhofstraße 22
56642 Kruft
Telefon: +49 151 18460109
E-Mail: kuhn.suchan.immobilien@gmail.com

Datenschutzbeauftragter: Nach unserer Einschätzung sind wir gemäß § 38 BDSG nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet, da in der Regel weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

3Hosting und Server-Protokolle

Diese Website und unser Buchungs- und Rechnungssystem werden bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, auf Servern in Deutschland betrieben. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser-Kennung) in Protokolldateien. Dies dient der Auslieferung der Seiten sowie der Stabilität und Sicherheit des Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Schriften, Bilder und Skripte werden ausschließlich von unserem eigenen Server geladen; es werden keine Inhalte von Drittanbietern (z. B. Google Fonts, Karten oder Videos) eingebunden.

4Cookies

Wir setzen keine Analyse-, Marketing- oder Werbe-Cookies ein. Für die Preisprüfung und das Anfrageformular wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt, das die Anfrage vor Missbrauch schützt. Es enthält keine persönlichen Angaben und wird beim Schließen des Browsers gelöscht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

5Preisprüfung und Anfrage über die Website

Wenn Sie Preis und Verfügbarkeit prüfen, verarbeiten wir den gewünschten Zeitraum und die Personenzahl. Senden Sie uns eine unverbindliche Anfrage, verarbeiten wir zusätzlich Ihren Namen bzw. Ihre Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Nachricht, um die Anfrage zu beantworten und Ihnen ein Angebot zu erstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Verfügbarkeitsprüfung wird unser Belegungskalender beim Channel-Manager Smoobu abgefragt; dabei werden nur Zeitraum und Personenzahl verwendet.

Anfragen, aus denen keine Buchung entsteht, löschen wir spätestens nach zwölf Monaten.

6Buchungs- und Gästedaten

Wenn Sie bei uns buchen – direkt über unsere Website bzw. ein Angebot von uns oder über Buchungsplattformen wie Airbnb, Booking.com, FeWo-direkt oder monteurzimmer.de – verarbeiten wir die dafür erforderlichen Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Anschrift, Reisezeitraum, Personenzahl, Zahlungs- und Rechnungsdaten) zur Durchführung des Beherbergungsvertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Buchungen über Plattformen erhalten wir Ihre Daten von der jeweiligen Plattform; für deren eigene Verarbeitung gelten die Datenschutzhinweise der Plattform.

Die technische Verwaltung aller Buchungen erfolgt über den Channel-Manager Smoobu (Smoobu GmbH, Berlin). Mit Smoobu besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für Rechnungen auf eine abweichende Anschrift oder Firma stellen wir Ihnen ein Online-Formular in unserem eigenen Buchungssystem bereit.

7Online-Check-in und gesetzliche Meldepflicht

Vor Ihrer Anreise bitten wir Sie, unseren digitalen Check-in auszufüllen. Hierbei erheben wir die nach dem Bundesmeldegesetz (§§ 29, 30 BMG) für Beherbergungsbetriebe vorgeschriebenen Meldedaten (u. a. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, bei ausländischen Gästen zusätzlich Ausweisdaten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Bundesmeldegesetz.

Die Meldedaten werden vom Tag der Anreise an ein Jahr aufbewahrt und innerhalb von drei Monaten nach Ablauf dieser Frist gelöscht (§ 30 Abs. 4 BMG).

8Gästekommunikation und KI-Unterstützung

Nachrichten, die Sie uns über Buchungsplattformen oder Smoobu senden, empfangen und beantworten wir über das Nachrichten-Postfach von Smoobu. E-Mails, Angebote und Rechnungen versenden wir über Google Gmail (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer schnellen Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Künstliche Intelligenz (KI) in der Gästekommunikation: Um Ihre Fragen rund um die Uhr schnell und vollständig zu beantworten, setzen wir ein KI-System des Anbieters Anthropic ein („Claude“). Die KI verfasst Antworten auf Ihre Nachrichten und kann diese auch selbstständig und ohne vorherige Prüfung durch einen Mitarbeiter versenden. Dafür werden der Nachrichtenverlauf zu Ihrer Buchung, die Buchungsdaten (z. B. Name, Unterkunft, Zeitraum, Personenzahl) sowie unsere Informationen zur Unterkunft an Anthropic übermittelt. Wir überwachen die Kommunikation und greifen jederzeit ein.

Die KI trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO): Angebote, Preiszusagen, Buchungen, Verlängerungen, Stornierungen und Erstattungen erfolgen ausschließlich durch uns. Sie können jederzeit verlangen, dass Ihre Anfrage von einem Menschen bearbeitet wird – eine kurze Nachricht oder ein Anruf genügt.

Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung, nutzt sie nicht zum Training seiner Modelle und löscht sie nach kurzer Zeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung Ihrer Buchung bzw. Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen und zuverlässigen Beantwortung Ihrer Nachrichten.

Übermittlung in die USA: Bei Google und Anthropic kann eine Verarbeitung in den USA erfolgen. Die Übermittlung ist durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. – soweit der Anbieter zertifiziert ist – durch das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

9Kommunikation über WhatsApp

Auf Wunsch kommunizieren wir mit Gästen über WhatsApp Business. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Wir nutzen eine ausschließlich geschäftlich verwendete Rufnummer; ein automatischer Abgleich mit dem Adressbuch findet nicht statt.

Die Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. WhatsApp erhält jedoch Metadaten (z. B. Absender, Empfänger, Zeitpunkt) und teilt nach eigener Aussage Daten mit dem Mutterkonzern Meta in den USA; die Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. das EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer schnellen und unkomplizierten Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können uns jederzeit auch per E-Mail oder Telefon erreichen.

10Digitale Zugangssysteme

Für den Zutritt zu unseren Unterkünften nutzen wir teilweise digitale Türschlösser (Nuki Home Solutions GmbH, Graz). Hierbei wird für die Dauer Ihres Aufenthalts ein persönlicher, zeitlich begrenzter Zugangscode erstellt und nach der Abreise automatisch deaktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Objekte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11Videoüberwachung

Soweit Außenbereiche unserer Unterkünfte videoüberwacht werden, weisen wir vor Ort durch Hinweisschilder darauf hin. Die Überwachung dient ausschließlich dem Schutz von Gästen, Eigentum und Sicherheit; innerhalb der Wohnungen findet keine Überwachung statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verhinderung und Aufklärung von Sachbeschädigungen und unbefugtem Zutritt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Aufzeichnungen werden nur so lange gespeichert, wie es für diesen Zweck erforderlich ist, und danach automatisch gelöscht, sofern sie nicht im Einzelfall zur Beweissicherung benötigt werden.

12Zahlungsabwicklung

Banküberweisung: Ihre Kontodaten werden ausschließlich zur Abwicklung der Zahlung durch unsere Bank verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

PayPal: Bei Zahlungen oder Kautionen über PayPal werden Ihre Zahlungsdaten an PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg, übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Näheres finden Sie in der Datenschutzerklärung von PayPal: paypal.com.

Buchungsplattformen: Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com oder andere Plattformen erfolgt die Zahlung über die jeweilige Plattform.

13Rechnungsstellung und Buchhaltung

Zur Erstellung ordnungsgemäßer Rechnungen und für unsere Buchhaltung nutzen wir die Software Lexware Office (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg) sowie den Dienst bnbills. Dabei werden Buchungs- und Rechnungsdaten (z. B. Name, Anschrift, Zeitraum, Betrag) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Rechnungsrelevante Daten bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Fristen bis zu zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG).

Rechnungskopien archivieren wir zusätzlich in Google Drive (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; zu einer möglichen Übermittlung in die USA siehe Abschnitt „Gästekommunikation“.

14Speicherdauer

Soweit in dieser Erklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. steuerrechtlich bis zu zehn Jahre, melderechtlich ein Jahr).

15Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten, deren Herkunft, Empfänger und den Zweck der Verarbeitung (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wenden Sie sich hierzu jederzeit an die im Abschnitt „Verantwortliche Stelle“ genannte Adresse.

16Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

17SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte wie Anfragen. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

18Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.